بارگذاری اسناد فروش در سامانه انبار مجازی و روش استفاده از فایل XML زنجیره توزیع

فایل XML زنجیره توزیع کالای سامانه IMED باعث شده است تا بارگذاری اسناد فروش در سامانه انبار مجازی راحت تر انجام گیرد و این موضوع باعث می شود هم سرعت کار بیشتر شود و هم دقت در انجام کار بیشتر از قبل خواهد شد که این موضوع در اصناف حائز اهمیت است. علاوه بر این موارد نیازی به صرف وقت زیاد برای ثبت و آپلود فاکتورها نخواهد بود.

XML فایل فروش تجهیزات پزشکی، فایل XML زنجیره توزیع کالا سامانه IMED برای تبدیل کردن حجم انبوه تجهیزات پزشکی مشمول ارز دولتی است که با توجه به این موضوع از انبار مجازی تجهیزات پزشکی کاسته می شود. می توان با بارگذاری اسناد فروش در سامانه انبار مجازی، تجهیزات پزشکی مشمول ارز دولتی را توسط فایل XML ذخیره کرد و از موجودی آن باخبر شد. بعد از اینکه بارگذاری کردید، می توانید فاکتور را به صورت مجازی ارائه دهید.

هدف اصلی این سامانه این است که سرعت بارگذاری را افزایش دهیم، فاکتوری را به صورت دستی بارگذاری نکنیم.  همچنین به کمک نرم افزار XML زنجیره توزیع موجب می شود که توزیع دارو با ارز دولتی بسیار سریعتر انجام گیرد. این فایل در واقع اطلاعات فروش و فاکتورها با صورت یکجا وارد سامانه می کند. از وارد کردن دستی و تک تک این قبیل موارد جلوگیری کرده و در وقت و زمان شما صرفه جویی خواهد کرد.

طبق قوانین جدید شرکتهای حوزه تجهیزات پزشکی مشمول ارز دولتی، توزیع کنندگان و اصناف بایستی تمامی اطلاعات خود به خصوص فاکتور فروش مواردی که مشمول ارز دولتی هستند را در سامانه IMED به کمک نرم افزار کدینگ XML و سامانه بخش حواله های توزیع بارگذاری نمایند.

زمانی که فایل XML زنجیره توزیع وجود نداشت، سازمان ها و شرکت ها برای وارد کردن اسناد و فاکتورهای فروش خود با مشکلاتی مواجه بودند. این قبیل مشکلات باعث می شد به صورت تکی تمامی اطلاعات را به سامانه وارد کنند. این موضوع هم زمانبر بود و هم هزینه بالایی برای شرکتها داشت. با ورود نرم افزار XML زنجیره توزیع، وارد کردن اطلاعات و فاکتورهای فروش به خصوص در بخش اصناف و شرکتهای تجهیزات پزشکی بسیار راحت تر شد.

XML زنجیره توزیع کالا و مزیت های آن

با وجود فایل XML دیگر نیازی به وارد کردن اطلاعات به صورت چند مرحله ای نیست.

دیگر نیاز به فراخوانی اطلاعات و منتظر ماندن برای انجام مراحل به صورت چند مرحله ای در سایت نیست.

نیازی به بارگذاری فاکتور فروش در سامانه انبار مجازی وجود ندارد.

می توانید هر زمان که اطلاعات فروش را لازم دارید به صورت دسته جمعی و انبوه فراخوانی کنید.

می توانید از گزارش معاملات حسابداری برای اظهار و کنترل فروش استفاده کنید.

کاهش یافتن زمان برای وارد کردن اطلاعات و اظهارات در سامانه IMED.

بالا بودن سرعت در فرآیند کسر از انبار مجازی.

نرم افزار XML زنجیره توزیع برای چه افرادی لازم است؟

• واردات ارز ترجیحی برای تجهیزات پزشکی.
• افراد یا ارگان های توزیع کننده پخش با ارز ترجیحی.
• اصناف مرتبط با پخش با ارز ترجیحی.

این امکان برای این سازمان ها و افراد گفته شده برای سهولت در انجام و در سامانه Register از سمت IMED تعریف شده است و از سمت ما اجرا می شود. خود متقاضیان به راحتی نمی توانند این کار را در سامانه انجام دهند، به همین خاطر این مشکل را ما حل خواهیم کرد.

چگونه فایل XML زنجیره توزیع کالای سامانه IMED ساخته می شود؟

برای این که فایل و نرم افزار XML زنجیره توزیع تجهیزات پزشکی را تهیه کنیم، لازم است اول اطلاعات کامل لیست های فروش را به دست آوریم. بعد از انجام این کار می توانیم به دو روش زیر فایل  XML بسازیم:

• برونسپاری از طریق سفارش به ما
• تهیه توسط برنامه و نرم افزار کدینگ XML

 

راهنمای سفارش فایل XML زنجیره توزیع کالا به صورت برونسپاری

• فرم سفارش ساخت فایل XML را دانلود و پس از تکمیل برای ما ارسال نمایید.
• پرداخت هزینه و دریافت فایل XML زنجیره توزیع کالا
• در سامانه IMED بارگذاری نمایید.

 

نکات مهمی که هنگام پر کردن فرم باید رعایت نمایید

• بعد از اینکه فرم سفارش ارسالی را دانلود نمودید، حتما فایل راهنما را مطالعه نمایید.
• کاراکترها مجاز برای وارد کردن داخل فرم زبان فارسی، انگلیسی، اعداد و علائم ها می باشد.
• به هیچ وجه به فرم اکسل شیت اضافه نکنید.
• در صورت لزوم می توانید نام اکسل را تغییر دهید، اما از تغییر دادن نام شیت ها خودداری نمایید.
• در هر ردیف نوع توزیع را انتخاب نمایید. نوع توزیع یعنی این که به چه کسی فروش انجام داده اید.
• پس از اینکه نوع توزیع را انتخاب نمودید، سلولهایی که رنگ متفاوت دارند را پیدا و حتما پر کنید.
• در مرحله آخر فایل را ذخیره کنید و لطفا به صورت فشرده سازی شده برای ما ارسال نمایید.

 

 

کد یکتای تجهیزات پزشکی مشمول ارز دولتی چیست و چرا مهم است؟

هنگام ورود دستی اطلاعاتی مانند فاکتور فروش و آپلود کردن مدارک، بایستی به دنبال نام مرکز درمانی یا نام پزشک مد نظر باشیم. در فایل کد یکتای فاکتور تجهیزات پزشکی مشمول ارز دولتی برای پزشکان، اصناف، داروخانه ها، بیمارستان و غیره، یک کد 8 رقمی برای هر کدام اختصاص داده شده است. این موضوع کار را برای استفاده از سامانه راحت تر از قبل می کند.

در هنگام فروش و توزیع فروش مانند توزیع به مراکز درمانی و داروخانه ها باید علاوه بر فاکتور فروش، کد یکتای 8 رقمی نیز داشته باشید.

 

در لیستی که برای سامانه مراکز توزیع ارائه می شود، برای دریافت کنندگان زیر کد یکتای تعریف شده است:

• آزمایشگاه ها
• مراکز درمانی
• بیمارستان
• دندان پزشکی
• توزیع کننده ها
• اصناف
• و غیره.

آپدیت این لیست به شکل دوره ایی است. هر دوره بعد از آپدیت در سامانه سایت ما به نمایش در می آید.

 

مزیت استفاده از نرم افزار کدینگ XML زنجیره توزیع کالا

با کمک نرم افزار کدینگ زنجیره توزیع می توانیم بارگذاری اسناد فروش در انبار مجازی، به صورت سالانه یا ماهانه یا هر زمان از سال به XML تبدیل کنیم و در سامانه IMED بارگذاری نماییم. از جمله مزیت های تبدیل فاکتور فروش به فایل XML می توانیم به افزایش سرعت و کاهش هزینه ها اشاره کنیم. بارگذاری اسناد فروش در انبار مجازی هم به صورت درونسپاری و هم به صورت برون سپاری برای شرکت ها بسیار حائز اهمیت است. هر شرکتی می تواند این موارد را در دسترس عموم قرار دهد. اطلاعاتی که برای وارد کردن به نرم افزار کدینگ XML لازم است به صورت زیر می باشد.

اطلاعات صدور فاکتور:

• کد یکتای انبار مجازی جهت ارائه به توزیع کنندگان
• کد GLN برای افرادی که تجهیزات پزشکی وارد می کنند.

اطلاعات دریافت کنند فاکتور:

• نوع توزیع
• اسم دریافت کننده
• کد ملی
• شماره پاسپورت
• و غیره.

اطلاعات فروش شرکت شامل:

• کد ای ارسی
• کد ثبت سفارش
• شماره اظهار
• و غیره.

بعد وارد کردن اطلاعات، فایل و نرم افزار XML زنجیره توزیع را کدسازی کرده و هر کدام در یک پوشه های مختلف ثبت می کنیم.

مراحل سفارش نرم افزار کدینگ XML زنجیره توزیع کالا به صورت درونسازمانی

• ابتدا نرم افزار کدینگ XML را دانلود و نصب نمایید.
• به صورت آزمایشی فعال کرده و تست نمایید.
• واریز کردن فاکتور و فعالسازی نرم افزار.
• وارد کردن اطلاعات فاکتورهای فروش و پردازش توسط نرم افزار و سپس دریافت فایل XML.
• بارگذاری در سامانه IMED

 

از جمله ویژگی های بارگذاری اسناد فروش در انبار مجازی و نرم افزار کدینگ XML به موارد زیر می توانیم اشاره داشته باشیم.

• نسبتا سبک بوده و با انواع سیستم سازگاری دارد.
• چند کاربره است.
• محیط ساده و استفاده آسان.
• پیش چک ورودی ها.
• ساخت پوشه و فایل منظم.
• بررسی کردن تعداد ردیف های ورودی و داشتن حجم فایل پایین.
• آپدیت شده توسط آخرین پروتکل XML در انبار مجازی تجهیزات پزشکی.

 

چرا بارگذاری اسناد فروش در سامانه انبار مجازی اجباری است؟

طبق فرمایش مدیر کل تجهیزات و ملزومات غذایی سازمان دارو، هر شرکتی که در حوزه تجهیزات پزشکی فعالیت کند و اسناد فروش را در سامانه انبار مجازی بارگذاری نکند، نامه ها رفع تعهد بانکی آن ها بررسی نخواهد شد.

بنا بر اظهار دکتر سعید شاهمرادی نظر به اینکه نظارت بر توزیع کالاهای شامل ارز ترجیحی که معادل 4200 ریال و 285000 می باشد و با توجه به این موضوع اجباری بودن بارگذاری اسناد فروش در سامانه انبار مجازی، شرکت هایی که از سال 1401 تا سال 1402 کالای خود را با ارز ترجیحی نوع 1 ترخیص و شرکت هایی که در سال 1402  کالای خود را با ارز ترجیحی نوع 2 ترخیص نموده اند، بایستی تمام اسناد فروش را در سامانه انبار مجازی بارگذاری نمایند.

ایشان اضافه کردند:

اگر شرکت در زمان مقرر شده اسناد خود را در سامانه انبار مجازی بارگذاری نکنند، بایستی مابه تفاوت ارزی را پرداخت کنند. همچنین این موضوع به دلیل عدم اظهار اسناد خود شامل پیگرد قانونی خواهد شد. لازم است بدانید که اگر کالا در انبار واقعی شرکت وجود داشت، باید در سامانه نیز اضافه گردد.

 

چرا بارگذاری اسناد فروش در سامانه انبار مجازی اجباریست؟

با توجه به این اهمیت نظارت بر کالاهای تامین شده با ارز یارانه ای، بارگذاری اسناد فروش در سامانه انبار مجازی امری الزامی است و در صورت عدم بارگذاری طبق ابلاغیه با شرکت های متخلف برخورد خواهد شد. همچنین بایستی در صورت افزایش موجودی در انبارهای واقعی نسبت به بارگذاری اسناد فروش در سامانه انبار مجازی اقدام نمایید. چرا که طبق ابلاغیه ضروری است که موجودی انبار واقعی با سامانه فورکست تطابق داشته باشد.

بنابراین تمام شرکت های وارد کننده تجهیزات پزشکی بایستی نسبت به ثبت صحیح، اطلاعات ترخیص، انبار مجازی و شناسنامه گذاری در سامانه اقدام نمایند. همچنین رعایت نکات زیر الزامی است.

1. هنگام ثبت اطلاعات ترخیص در سامانه TTAC لازم است دقت کافی داشته باشید تا جزئیات به صورت دقیق وارد شوند. در صورت مغایرت اطلاعات برای رفع و اصلاح آن زمان زیادی از شما گرفته خواهد شد.
2. اگر کد وتاژ در انبار مجازی وجود نداشت، لازم است بعد از 10 روز که از زمان ترخیص کالا می گذرد از طریق سامانه fda.gov.ir در قسمت مشکلات انبار مجازی، پیگیری نمایید.
3. اگر نیاز به حذف یا ویرایش اطلاعات گمرکی و بارگذاری مجدد آنها دارید حتما قبل از حذف، به اطلاع اداره کل برسانید.
4. در صورتی که اصالت بیمه را استعلام کرده باشید، امکان اصلاح کل کالاهای موجود وجود نخواهد داشت.
5. در صورت بارگذاری اسناد فروش در سامانه انبار مجازی و ثبت آنها، امکان اصلاح همه کالاهای موجود میسر نخواهد بود.
6. در صورتی که موجودی باقی مانده انبار با انبار مجازی مغایرت داشت، لازم است تمام کالاهای مرجوع شده از سمت دریافت کننده مرجوعی تایید شود تا بتوانید موجودی را اصلاح نمایید.

 

چگونه می توانم به کد انبارها و کد مکان یا GLN دسترسی پیدا کنم؟

افراد تامین کننده تجهیزات پزشکی می توانند با مراجعه کردن به سایت و بعد از ورود وارد بخش کارتابل ریجستر شوند. سپس در سامانه IMED با رفتن به بخش نرم افزار XML زنجیره توزیع کالا و سپس دریافت کردن آخرین لیست کدینگ نوع و مرکز دریافت کننده را انتخاب کنید. در آخر صفحه می توانید لیست کد انبارها و GLNها را مشاهده نمایید.

در مورد افراد توزیع کننده کالا، می توانند بعد از ورود به سامانه به بخش کارتابل ریجستر رفته و سپس از بخش جستجو، موجودی را ببینند. برای این کار بخش ثبت توزیع کالا را جستجو کرده و در بخش توزیع کالای وارداتی یا تولیدی، موجودی انبار را می توانند مشاهده نمایند.

 

علت این که در لیست انبارها و GLNs چیزی پیدا نمی کنم چیست؟

این مشکل ممکن است به این خاطر باشد که در سامانه TTAC، انبار مجازی تعریف نکرده اید. برای حل این مشکل بهتر است تمام اظهارات و اطلاعات مربوط را در سامانه TTAC وارد نمایید.

 

قوانین ثبت اطلاعات مالکیت مکانی انبارهای برای اصناف تجهیزات پزشکی

برای جلوگیری و مبارزه با قاچاق کالا و ارز، طبق ابلاغیه شماره /664/139191د در مورخ 98.12.14، شماره 665/44752 به تاریخ 98.5.26، شماره /664/56029د به تاریخ 98.06.31 و همچنین شماره/664/17828 د، جهت الزام ثبت کردن اطلاعات و تبادلات مالکیتی و مکانی تولیدات، به اطلاع تمام شرکت های توزیع کننده می رساند، که باید نسبت به ثبت کردن اطلاعات انبارها در سامانه و کنترل اصالت و دریافت کد GLN اقدام نمایند. برای ثبت اطلاعات مکانی خود لازم است مراحل زیر را طی کنید.

• به سایت ir مراجعه نمایید.
• وارد صفحه قدیمی سایت شوید.
• به سامانه ثبت اشخاص حقیقی و حقوقی مراجعه نمایید.
• بعد از ورود به صفحه، از منوی قسمت راست، اطلاعات شعب را انتخاب نمایید. در بخش دفتر مرکزی، کلید افزودن را انتخاب کنید. اطلاعات انبارهای خود را وارد نمایید.

شرکت های استانی که تا به الان نسبت به ثبت و بارگذاری اسناد در سامانه انبار مجازی اقدام نکرده اند، لازم است ابتدا با عنوان شرکت حقوقی در سایت ثبت نام نمایند. همچنین اصنافی که در سامانه تجهیزات پزشکی فعال هستند، نسبت به ثبت و بارگذاری اسناد در انبار مجازی همچنان در سامانه IMED اقدام نمایند.

 

نکات کلیدی و مهم برای XML زنجیره توزیع تجهیزات پزشکی

تمام شرکت ها و اصناف، علاوه بر این که می توانند در سامانه ثبت اطلاعات، فایل اکسل XML را بارگذاری نمایند و اطلاعات لازم را از طریق بارگذاری فاکتور فروش در سامانه انبار مجازی ارسال نمایند، می توانند از طریق پروتکل ابلاغی و راهنمای طریقه ایجاد آن، پیوست و ارسال کنند. همچنین پروتکل های گفته شده، برای تمامی اصناف و شرکت های تجهیزات پزشکی می باشد که می توانند از این سامانه استفاده کرده و فایل اکسل XML را بارگذاری نمایند.

تمامی شرکت ها و اصناف می توانند، به وسیله فایل XML برای ثبت اطلاعات و فاکتورهای شرکت خود اقدام کنند. همچنین برای این که بتوانند فاکتور ها دریافت کنند، می توانند به منوی زنجیره توزیع کالا یا XML و قسمت دریافت لیست، مراجعه نمایند.

اگر فاکتوری را الصاق کنید، حذف می شود.

موقع ثبت کردن سند توزیع، علاوه بر این که IRC در کارتابل توزیع کنندگان و اصناف سری ساخت، نمایش داده شود، بلکه بایستی به مقدار هر سری ساخته شده، درج گردد.

برای اصناف و شرکت ها درج کردن GLN اجباری نبوده و نیازی به درج آن نخواهد بود. البته این موضوع تا زمان صدور GLN می باشد.

اگر مکانی که در آن توزیع اتفاق می افتد، مطب باشد، ثبت کردن شماره نظام پزشکی، لازم و ضروری می باشد.

بارگذاری فاکتور فروش در سامانه انبار مجازی برای شرکت ها و اصناف اجباری می باشد. با توجه به این موضوع لازم است تمامی توزیع کنندگان و اصناف، فاکتورهای فیزیکی را نگهداری کنند. علت این کار این است که بایستی در زمان نیاز، اصناف فاکتورهای فیزیکی خود را ارائه دهند. (برای تولید و دریافت فاکتور در مقادیر انبوه با سربرگ مخصوص شرکت خود می توانید به ما مراجعه نمایید).

 

راهنمای ارسال فایل XML زنجیره توزیع تجهیزات پزشکی مشمول ارز دولتی

پس از این که فایل و نرم افزار XML زنجیره توزیع را دریافت کردید، لازم است مراحل زیر را طی کنید.

• ابتدا در سامانه ریجستر IMED به اکانت اصلی خود لاگین شود.
• در بخش منو XML، زنجیر توزیع کالا را انتخاب نمایید.
• روی گزینه اضافه کردن فایل XML کلیک نمایید.
• در بخش بارگذاری اسناد فروش در سامانه انبار مجازی، گزینه انتخاب فایل را انتخاب و کلیک نمایید.
• بعد از موارد بالا فایل XML مورد نظر خود را بارگذاری نمایید.
• روی گزینه بارگذاری فایل XML در سامانه کلیک نمایید و سپس فایل ها را بارگذاری کنید.
• بعد از انجام اینکار، با پیغام “اطلاعات با موفقیت ذخیره شد” مواجه می شوید که همراه با این پیغام یک کد رهگیری XML هم به شما داده می شود. با این شماره رهگیری می توانید آخرین وضعیت فایل های خود را بررسی نمایید.

 

نکات کاربردی برای بارگذاری فایل های  XML توزیع ارزی در تجهیزات پزشکی مشمول ارز دولتی

بعد از اینکه تهیه فایل یا تهیه کردن نرم افزار کدینگ XML زنجیره توزیع را سفارش دادید، تمامی موارد در مجموعه ما لحاظ می شود. در ادامه مواردی را خدمت شما بازگو می کنیم که صرفا جنبه اطلاع رسانی دارند.

• بعد از این که فایل را بارگذاری نمایید، کد رهگیری و پیغام موفقیت آمیز بودن بارگذاری اسناد فروش در سامانه انبار مجازی به شما داده خواهد شد. در این سامانه برای هر فایل محدودیت حجمی تعیین شده است. علاوه بر این موارد هر فردی تنها یک بار در روز و تعداد محدودی فایل را می تواند آپلود کند.
• برای هر فایل محدودیت حجمی مشخص شده است که حداکثر مقادیر حجمی که باید یک فایل داشته باشد، 2000 کیلوبایت می باشد.
• هر فردی در روز تعداد محدودی فایل می تواند بارگذاری نماید. حداکثر تعداد فایلی که می توان در 24 ساعت داخل سامانه آپلود کرد 3 XML می باشد.
• همچنین تعداد رکوردها نیز محدود می باشد و حداکثر تعداد رکوردی (XML tag) که می توان در هر فایل اضافه نمود، 5000 می باشد.

 

نکات مهم و کاربری دیگر

• برای تهیه کردن فایل و نرم افزار کدینگ XML لازم است که همه ی قوانینی که از طرف سازمان اعلام شده است را رعایت نمایید. همچنین دقت داشته باشید که آپلود فایل XML برای برخی از شرکت های وارد کننده و اصناف با دیگر کسب و کارها متفاوت خواهد بود.
• همچنین توجه داشته باشید که هنگام آپلود فایل در نرم افزار کدینگ XML به فرمت آن دقت نمایید، اگر فایل شما فرمت درستی داشته باشد، پیغامی با مضمون موفقیت آمیز بودن آپلود به شما نشان داده می شود. در صورتی که فایل آپلود شده شما، فرمت درستی نداشته باشد، این فایل رد شده و پیغامی با مضمون عدم آپلود نشان داده می شود. همچنین در این پیغام علت عدم آپلود نیز به شما نمایش داده خواهد شد.
• هنگام بارگذاری اسناد فروش در سامانه انبار مجازی، تایید فایل XML به معنی تایید اطلاعات شما نیست. بلکه پس از بارگذاری فایل نیاز به پردازش و تایید اطلاعات خواهد داشت. این فایل ها به ترتیب با توجه به زمان بارگذاری اسناد فروش در سامانه انبار مجازی، در صف قرار گرفته و پردازش می شوند.
• بر اساس تعداد فایل و حجمی که XML شما دارد، پردازش از چند ساعت تا چند روز ممکن است طول بکشد. شما می توانید جهت اطلاع از آخرین وضعیت فایل XML خود به فرم آرشیو و بخش پیگیری فایل ها مراجعه نموده و با وارد کردن کد پیگیری از مرحله پردازش فایل خود مطلع شوید.
• راهنمای کاملی جهت اطلاع از وضعیت فایل XML در فرم آرشیو وجود دارد که می توانید آن را مطالعه نمایید.
• بعد از این که اطلاعات فایل شما پردازش شد، اگر فایل XML خطایی نداشته باشد، سامانه به صورت خودکار حواله های شرکت را ایجاد کرده و آنها را ثبت نهایی می کند. در این مرحله متقاضی خواهد توانست، این فاکتورها را به مانند دیگر فاکتورهای موجود در لیست سندهای توزیع داشبورد خود مشاهده نماید.
• مانند تصویر زیر فایل یا فایلهای XML را می توانید به وسیله گزینه انتخاب فایل، انتخاب کرده و بعد دکمه بارگذاری فایل XML یا بارگذاری اسناد فروش در سامانه انبار مجازی را بزنید.

بعد از بارگذاری اسناد فروش در سامانه انبار مجازی (سامانه ریجستر IMED)، با پیغامی شبیه به پیغامی که در تصویر زیر نمایش داده شده است مواجه خواهید شد.

همچنین بعد از کلیک، در ادامه با صفحه زیر مواجه می شوید.

بخش آرشیو فایل های آپلود شده در سامانه ریجستر آیمد

در این قسمت، تمام فایل های XML را که در آن فاکتور فروش تجهیزات پزشکی مشمول ارز دولتی گنجانده شده اند را می توانید مشاهده کنید. فایل هایی که در این قسمت بارگذاری شده اند، ابتدا به صورت آپلود اولیه نمایش داده می شوند، سپس در صف پردازش قرار می گیرند. بعد از این که فایل XML پردازش شد، تایید یا رد می شود که می توانید در ستون وضعیت فایل ها، مشاهده نمایید. کاربر می تواند برای دانستن دلایل رد یا عدم تایید فایل را از بخش جزئیات به طور کامل مشاهده نماید. همچنین توجه داشته باشید که تا قبل از این که فایل پردازش نشده است، کاربر نمی تواند فایل را حذف یا ویرایش کند.

برای آگاهی بیشتر و همچنین دسترسی به دلایل حذف یا رد یک فایل در سیستم، به ادامه مطلب مراجعه نمایید.

بعد از طی مرحله بالا با تصویر زیر رو به رو خواهید شد.

بعد از این که بر روی دکمه دریافت خروجی اکسل لیست خطاها و دلایل رد فایل را کلیک کنید، موارد زیر را ملاحظه خواهید نمود.

• نوع توزیع
• نوع توزیع طبق کد وارد شده
• کدینگی که دریافت نموده اید.
• دریافت کننده طبق کد اعلامی
• اسم دریافت کننده
• کد ملی یا شماره پاسپورت
• محل تولد
• استان محل زندگی
• و غیره.

 

روش استفاده از نرم افزار کدینگ XML زنجیره توزیع کالا

شما می توانید به وسیله نرم افزار کدینگ XML زنجیره توزیع تجهیزات پزشکی، تمامی فاکتورهای فروش خود را به صورت بازه های زمانی دلخواه (یک ماهه، فصل یا هر بازه دلخواه دیگر) به فایل XML تبدیل کنید. همچنین بعد از تبدیل بایستی آنها را در سامانه IMED بارگذاری نمایید، مانند بارگذاری اسناد فروش در سامانه انبار مجازی.

از مزایای انجام این کار به شکل درون سازمانی این است که روال کاری شما با سرعت بیشتری انجام می شود و هزینه های اضافی کاهش پیدا می کنند. تمام شرکت های تامین کننده و توزیع کننده تجهیزات پزشکی بایستی فایل XML زنجیره توزیع را بارگذاری نمایند. همچنین این می توانند هم به شکل درون سازمانی و هم به شکل برون سازمانی فایل و نرم افزار XML زنجیره توزیع را تولید و بارگذاری نمایند. این خدمات به صورت درون سازمانی و برون سازمانی توسط شرکت ما انجام و در دسترس عموم قرار دارد. اطلاعاتی که باید در این نرم افزار برای ساخت فایل XML وارد کنید به شرح زیر می باشد.

اطلاعات برای صدور فاکتور

• وارد کردن کد انبار مجازی (توزیع کنندگان)
• کد GLN تجهیزات پزشکی (وارد کنندگان)

اطلاعات مورد نیاز دریافت کننده

• نوع توزیع
• اسم دریافت کننده
• کد ملی یا شماره پاسپورت (دریافت کننده)
• و دیگر موارد.

اطلاعات مورد نیاز شرکت

• کد ARC
• کد ثبت سفارش
• شماره اظهار
• و غیره

بعد از اینکه اطلاعات لازم را وارد کردید، لازم است فایل و نرم افزار XML زنجیره توزیع را کد سازی نموده و هر یک از خروجی های فایل را به صورت جداگانه ذخیره نمایید.

 

سوالات متداول

علت این که در لیست بلک آیمد قرار گرفتم چیست؟

از جمله دلایلی که باعث می شود در بلک لیست آیمد قرار بگیرید می تواند به خاطر عدم کسر آمار از انبار مجازی بخاطر عدم ثبت یا بارگذاری اسناد فروش در سامانه انبار مجازی باشد. همچنین می تواند بخاطر عدم اظهار فاکتور فروش به وسیله فایل XML باشد.

برای بارگذاری اسناد فروش در سامانه انبار مجازی، از چه فایلی استفاده می شود؟

فایل XML فایلی است که می توانید هنگام بارگذاری اسناد فروش در سامانه انبار مجازی، تمامی اسناد را به صورت یکجا و خیلی راحت و سریع به انبار مجازی و سامانه آیمد اظهار کنید.

روش ساخت فایل XML چیست؟

ساخت فایل و نرم افزار XML زنجیره توزیع جهت بارگذاری اسناد فروش در سامانه انبار مجازی، به دو حالت درون سپاری و برون سپاری انجام می گیرد. در حالت درون سپاری بعد از این که تعیین کردید توزیع کننده هستید یا تامین کننده، فرمی را که از طرف ما فرستاده شده پر کرده و بعد از واریز فاکتور ارسالی، فایل XML را دریافت کرده و در سامانه آیمد بارگذاری نمایید. در حالت درون سازمانی نیز با سفارش نرم افزار کدینگ XML زنجیره، فایل XML را از طرف ما دریافت کرده و در سامانه آیمد بارگذاری نمایید. نهایتا سه روز بعد از بارگذاری اسناد فروش در سامانه انبار مجازی، فایل در سامانه ریجستر شده و پس از پردازش و تایید از موجودی انبار مجازی کاسته می شود.

ادامه مطلب

خرید لیبل وزارت بهداشت

تولید فایل XML زنجیره توزیع چقدر هزینه دارد؟

هزینه تولید فایل XML جهت بارگذاری اسناد فروش در سامانه انبار مجازی، بسته به تعداد ردیف و وجود اصلاحات متغیر خواهد بود.

چگونه یک نرم افزار کدینگ XML زنجیره توزیع سفارش بدهیم؟

بعد از اینکه وجه را واریز کردید، لینک نرم افزار برای شما ارسال خواهد شد. پس از نصب آموزش های لازم جهت فعالسازی در اختیار شما قرار خواهد گرفت.

آیا نرم افزار قفل سخت افزاری دارد؟

خیر، هیچ قفل سخت افزاری وجود ندارد.

آیا می توان نرم افزار XML زنجیره توزیع به صورت قسطی خریداری نمود؟

بله، در واقع نرم افزار کدینگ XML طی مدتی که سررسید قسط وجود دارد فعال می باشد. پس از واریز کردن وجه، تا قسط بعدی فعال خواهد ماند. پرداخت وجه به صورت سه قسط میسر می باشد.

آیا می توانیم نرم افزار XML زنجیره توزیع بر روی چند سخت افزار نصب کنیم؟

بله، شما می توانید در سازمان خود، یک افزار را در چندین سخت افزار متفاوت نصب و استفاده نمایید.

آیا به جز نرم افزار کدینگ XML روش دیگری برای کسر آمار از انبار مجازی وجود دارد؟

خیر، می توانید به صورت دستی اطلاعات و فاکتورها را وارد نمایید. این روش نیاز به زمان بیشتری دارد.

آیا می توان با یک نرم افزار اطلاعات چند شرکت را پردازش کرد؟

بله، اما باید هر کدام هزینه مجزایی را پرداخت کنند. شما می توانید با یک نرم افزار کدینگ XML جهت بارگذاری اسناد فروش در سامانه انبار مجازی، فایل های XML سه شرکت مختلف را بارگذاری نمایید، اما هر سه باید هزینه مجزایی را پرداخت نمایند.

روال تکمیل فرم آرشیو فایل XML زنجیره توزیع تجهیزات پزشکی

برای این که بین شرکت های تامین کننده یا توزیع کننده، بتوان امکان تبادل اطلاعات را بین سیستم های اطلاعاتی این شرکت ها و همچنین صدور حواله در سامانه IMED، ایجاد کرد، نیاز به استفاده از فایل XML می باشد. تمامی دستورالعمل های لازم جهت پیاده کردن در شرکت ها و اصناف ها به وسیله اداره کل تجهیزات در اختیار افراد قرار می گیرد. هر شرکت تیم فنی دارد که بر اساس ساختار فروش و بارگذاری اسناد در سامانه انبار مجازی، می توانند فایل XML را طبق این دستور العمل ها اخذ و پیاده سازی نمایند. برای اینکه تیم فنی اطلاعات بیشتری در این زمینه کسب نماید، فایل راهنمای استفاده، در اختیار آنها قرار داده می شود. در سندی که به این متقاضیان ارائه شده است، فرض بر این گرفته شده که فایل XML با موفقیت به سامانه IMED ارسال شده است.

بعد از این که متقاضی وارد درگاه ریجستر سایت اداره کل تجهیزات شد، می تواند در بخش منوی زنجیره توزیع کالا، تمامی فایل های بارگذاری شده را مشاهده و برای اعمال تغییرات انتخاب نماید.

همانطور که می دانید، هر فایل و نرم افزار XML زنجیره توزیع که در سامانه IMED بارگذاری شود و نتیجه آن موفقیت آمیز باشد، یک کد رهگیری به متقاضی داده می شود. متقاضی یا متقاضیان با کمک همین کد رهگیری می توانند تمامی فایل های XML که در سامانه بارگذاری نموده اند را مشاهده نمایند.

همچنین به جز کد رهگیری که در آرشیو نمایش داده می شود، می توانید تاریخ بارگذاری و آخرین وضعیت فایل را مشاهده نمایید. فایل XML که در ابتدا توسط متقاضی بارگذاری می شود، به صورت تایید اولیه در سامانه ثبت و پس از آن در صف پردازش قرار داده می شود.

بعد از این که فایل ارسالی شما، پردازش شد، به حالت وضعیت رد یا تایید شده در ستون آخرین وضعیت نشان داده می شود. همچنین توجه داشته باشید که قبل از پردازش فایل شما امکان حذف یا ویرایش فایل را نخواهید داشت. هر فایل XML را که شرکت های توزیع کننده یا تامین کننده در سایت آپلود می کنند، بر اساس تاریخ و زمان آپلود در صف پردازش قرار خواهد گرفت. ممکن است مدت زمانی که برای پردازش فایل XML طول بکشد، چند روز کاری باشد. البته در تلاش هستیم تا این مدت زمان برای انجام پردازش را کاهش دهیم.

یکی از قسمت های مهم در فرم آرشیو و پیگیری فایل، بخش مشاهده جزئیات فایل ارسالی است. در این بخش می توانید اطلاعات تمامی فایل های بارگذاری اسناد فروش در سامانه انبار مجازی و فایل XML را به شکل قابل فهم و طبق اطلاعات کدینگ هایی که مورد استفاده قرار گرفته اند، مشاهده نمایید. توجه نمایید که هر تگی که در فایل XML مشاهده خواهید کرد، یک رکورد از لیست رو تشکل می دهد. چنانچه فایل ارسالی شما توسط سامانه رد شده باشد، در قسمت وضعیت ها در دو ستون نتایج اعتبار سنجی اطلاعات رکورد و علت خطا یا خطاهای یافت شده، می تواند علت رد فایل XML را مشاهده و اقدام به اصلاح این خطاها نمایید.

این نکته را به خاطر داشته باشید که هنگام بارگذاری اسناد فروش در سامانه انبار مجازی و فایل XML حتی در صورتی که یک آیتم نامعتبر داشته باشید، فایل شما رد خواهد شد. بعد از اینکه فایل رد شد، شرکت موظف است در اسرع وقت خطا یا خطاهای موجود را فایل را رفع و دوباره اقدام به بارگذاری نماید. پس از بارگذاری فایل دوباره در صف پردازش قرار می گیرد. هر فایلی که رد می شود ممکن است یک خطا یا چندین خطا داشته باشد که سامانه سعی می کند تمام خطاهای موجود را در ستون شرح خطا یا خطای یافت شده به کاربر کامل و دقیق نمایش دهد تا کار اصلاح خطا راحت تر انجام گیرد.

 

آشنایی با خطاهای فایل XML زنجیره توزیع تجهیزات پزشکی مشمول ارز دولتی

شما می توانید از بخش نرم افزار XML زنجیره توزیع کالا با مراجعه به قسمت آرشیو و پیگیری فایل های بارگذاری شده، وضعیت رد یا تایید فایل و بارگذاری اسناد فروش در سامانه انبار مجازی را مشاهده نمایید. همچنین می توانید به بخش مشاهده جزئیات فایل بروید و شرح خطا یا خطاهای یافت شده در فایل خود را در صورت رد فایل مشاهده نموده و اقدام به اصلاح نمایید. همچنین بعد از اصلاح لازم است که فایل رو مجددا در سایت آپلود نمایید، بعد از آپلود فایل XML در صف پردازش قرار خواهد گرفت. در صورتی که خطایی مشاهده نشود، فایل تایید خواهد شد.

برای این که بیشتر با انواع خطاها آشنا شوید، بهتر از جدول راهنمای خطاهای فایل XML و بارگذاری اسناد فروش در سامانه انبار مجازی را به خوبی مطالعه نمایید.

 

روش ثبت مرجوعی

ثبت مرجوعی طبق دستورالعملی که اعلام شده است، تنها برای متقاضیانی می باشد که فایل آنها تایید شده باشد، این متقاضیان امکان ثبت مرجوعی را خواهند داشت. لازم است این نکته را گوشزد نماییم که اگر درخواست مرجوعی تا سه ماه از سمت مراکز درمانی، موسسات پزشکی و دیگر اصناف، تعیین تکلیف نشود، این موضوع به صورت خودکار تایید شده و کالا به انبار مجازی شرکت تامین کننده بارگذاری خواهد شد. همچنین توجه داشته باشید که برای درخواست مرجوعی لازم است قبل از پایان مهلت قانونی اقدام نمایید. در صورتی که درخواست مرجوعی از سمت شرکت توزیع کننده یا اصناف، تعیین تکلیف نشود، پس از گذشت حدودا 2 هفته، این درخواست به صورت خودکار رد خواهد شد. بعد از رد این درخواست، شرکت کالا را به انبار مجازی شرکت یا صنف توزیع کننده برگشت می دهد. پس لازم به یادآوری است که هنگام بارگذاری اسناد فروش در سامانه انبار مجازی این موضوعات را در نظر بگیرید.

جهت آشنایی بیشتر با نحوه بارگذاری اسناد فروش در سامانه انبار مجازی، برای شرکت های توزیع کننده، تامین کننده، مراکز درمانی و بهداشتی، اصناف و موسسات پزشکی راهنماهای ما در این باره را مطالعه فرمایید.

منبع: https://salamatdarou.com/imed-xml/